Mẫu chính sách sử dụng AI cho nhân viên doanh nghiệp

Đội ngũ OrcaTeam · Cập nhật 17/10/2026 · 5 phút đọc

Vì sao công ty cần chính sách sử dụng AI?

• Nhân viên đã dùng AI, có hoặc không có chính sách. Chính sách biến việc dùng âm thầm thành dùng có hướng dẫn.
• Dữ liệu khách hàng và bí mật kinh doanh có thể bị nhập vào công cụ công ty không kiểm soát.
• Nội dung do AI viết có thể sai; cần quy định rõ ai đọc lại trước khi gửi ra ngoài.
• Chi phí AI tăng theo mức dùng; không có quy định thì không ai chịu trách nhiệm ngân sách.

Mẫu chính sách 10 điều

Thay các phần trong ngoặc vuông bằng thông tin của công ty bạn.

Điều 1. Phạm vi

Chính sách áp dụng cho mọi nhân viên, cộng tác viên và đối tác của [Tên công ty] khi dùng công cụ trí tuệ nhân tạo (AI) cho công việc, kể cả trên thiết bị cá nhân.

Điều 2. Công cụ được phép

Chỉ dùng AI qua [AI Workspace của công ty / danh sách công cụ được duyệt]. Muốn dùng công cụ khác cho công việc, gửi yêu cầu cho [bộ phận CNTT] kèm mục đích sử dụng. Không dùng tài khoản AI cá nhân cho dữ liệu công việc.

Điều 3. Dữ liệu không được nhập vào AI

• Mật khẩu, khoá API, thông tin đăng nhập.
• Số CCCD, số tài khoản, thông tin thẻ thanh toán, dữ liệu sức khoẻ của khách hàng hoặc nhân viên.
• Hợp đồng, báo giá, dữ liệu tài chính chưa công bố, trừ khi dùng công cụ được duyệt cho đúng mục đích đó.
• Tài liệu được đối tác giao theo thoả thuận bảo mật, trừ khi thoả thuận cho phép.

Điều 4. Dữ liệu cá nhân

Việc xử lý dữ liệu cá nhân bằng AI (kể cả gửi tới nhà cung cấp mô hình ở nước ngoài) phải tuân theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và quy trình của [bộ phận pháp chế / người phụ trách bảo vệ dữ liệu]. Khi có thể, ẩn danh hoặc rút gọn dữ liệu trước khi nhập (ví dụ thay tên khách bằng mã đơn hàng).

Điều 5. Duyệt trước khi dùng ra bên ngoài

Nội dung do AI tạo ra phải được người có thẩm quyền đọc và duyệt trước khi gửi khách hàng, đăng công khai, ký kết hoặc dùng để ra quyết định về con người (tuyển dụng, đánh giá). Mức duyệt theo Risk Tier: Advise không cần duyệt, Draft và Sensitive bắt buộc duyệt.

Điều 6. Trách nhiệm với kết quả

Người dùng AI chịu trách nhiệm về nội dung mình gửi đi như với nội dung tự viết: kiểm tra dữ kiện, số liệu, trích dẫn và quyền sử dụng hình ảnh.

Điều 7. Minh bạch

Ghi rõ có dùng AI khi khách hàng hoặc đối tác yêu cầu, hoặc khi quy định pháp luật, quy định của nền tảng đăng tải yêu cầu.

Điều 8. Chi phí

Mỗi nhân viên có hạn mức chi phí AI theo tháng do [quản lý / admin] đặt. Cần thêm hạn mức thì gửi yêu cầu ngoại lệ kèm lý do. Xem cách đặt hạn mức.

Điều 9. Chia sẻ cách làm tốt

Prompt và quy trình hiệu quả được lưu thành quy trình dùng chung (Company Skill) có người duyệt, thay vì lưu riêng. Quy trình dùng chung thuộc về công ty.

Điều 10. Vi phạm và cập nhật

Vi phạm chính sách được xử lý theo nội quy lao động. Chính sách được rà soát mỗi [6 tháng] hoặc khi có thay đổi lớn về pháp luật, công cụ hoặc rủi ro.

Triển khai chính sách trong 2 tuần

1. Pháp chế và CNTT chỉnh mẫu theo công ty, đặc biệt Điều 3 và Điều 4.
2. Chọn công cụ được phép và cấu hình kỹ thuật cho khớp chính sách: danh sách model, hạn mức chi phí, Risk Tier, guardrails về tài liệu.
3. Họp 30 phút với từng phòng ban: đọc chính sách, demo công cụ, giải đáp.
4. Nhân viên xác nhận đã đọc; đưa chính sách vào tài liệu onboarding.

Chính sách hiệu quả nhất khi công cụ đã thực thi sẵn các quy tắc: AI Workspace có hạn mức chi phí, bước duyệt và guardrails giúp nhân viên tuân thủ mà không phải nhớ từng điều.